Dokumentenintegration
Prozessinnovation 2010: Mehr Effizienz weniger Risiko
Überwachung und Integration von Dokumenten
Die Situation
Es gibt eine immer größere Anzahl unterschiedlichster Dokumente, wie z. B. kundenspezifische Normen, rechtsverbindliche Unterlagen oder DIN-Vorschriften. Eine Vielzahl liegt zum Abruf auf den Internetportalen bereit. Zulieferer müssen Portale regelmäßig überwachen, um sicherzugehen, dass sie nach aktuellen Kundennormen und Spezifikationen produzieren und liefern.
Ihre Aufgabenstellung
Diese "einfache" Anforderung erweist sich in der Praxis jedoch als arbeits- und damit kostenintensives Aufgabenbündel, bei dem Fehler unterlaufen können:
- Regelmäßig in die Kundenportale einloggen, zahlreiche Dokumente suchen und auf neue Versionen oder ganz neue Dokumente überprüfen.
- Herunterladen der neuen Versionen - Seite für Seite lesen und vergleichen, um Änderungen gegenüber dem alten Stand zu erkennen. Diese Änderungen müssen manuell dokumentiert werden.
- Neue Dokumente und die identifzierten Veränderungen müssen manuell ins Dokumenten-Management-System (DMS) übertragen werden.
- Personen unterschiedlicher Bereiche im Unternehmen müssen nachvollziehbar über die Änderungen informiert werden (DIN/ISO/TS Audits), um die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.
Ihre Herausforderung
Kostbare Personal Ressourcen werden mit einer wenig wertschöpfenden Routineaufgabe gebunden. Medienbrüche und viele manuelle Arbeitsschritte können zu Fehlern führen, wodurch die Kundenzufriedenheit gefährdet wird und ggf. hohe "Reparaturkosten" entstehen.
Die iPoint Lösung
Alle zeitintensiven Arbeitsschritte werden durch den iPoint Value Chain Agent mit Dokumentenintegration umfassend unterstützt und mit folgenden Funktionen automatisiert:
- Änderungen der Dokumente und neue Dokumente auf den OEM Portalen werden erkannt.
- Geänderte Dokumente werden heruntergeladen, die neuen Inhalte optisch hervorgehoben und die Beurteilung erheblich vereinfacht.
- Dokumente werden samt Metadaten an das Dokumenten-Management-System übergeben.
- Informationsverteilungs-, Genehmigungs- und Freigabe-Workflows werden angestoßen.
Ihre Vorteile
- Einsparungen - durch deutlich reduzierten Zeit- und Kostenaufwand
- Weniger Risiko - durch schnellen, zuverlässigen Prozess, rechtssicheres Dokumentenmanagement
- Wettbewerbsvorteil - durch höhere Kundenzufriedenheit
- Volle Integration in Dokumenten-Management-Systeme wie z. B. SAP DMS
- Auditsichere sowie dokumentierte Prozesse
